Dokumente und Akten einlagern in Berlin

Ob es sich um Bürounterlagen, Personalakten, Rechnungen oder andere rechtliche Dokumente handelt – wenn Du ein Unternehmen führst, weißt Du um die Wichtigkeit eines Ortes, an dem Du alle Deine Akten und Dokumente aufbewahren kannst. Eine Steuerprüfung bei beschädigten Unterlagen dürfte ziemlich unangenehm sein.

Einfach ausgedrückt bedeutet Archivierung also, dass nicht benötigte Geschäftsinformationen für einen langen Zeitraum sicher abgespeichert werden. Und dazu bist Du aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auch verpflichtet. Der Vorteil von Selfstorage als Aktenlager ist, dass Du Deine Geschäftsunterlagen bequem auslagern kannst und dennoch schnell Zugriff darauf hast, wenn Du sie brauchst. Am besten lagerst Du Deine Akten oder Dokumente trocken, sauber und sicher in speziellen Kartons oder Regalen ein, die den vorhandenen Lagerplatz optimal ausnutzen. Und kommen neue Unterlagen hinzu, ist der Wechsel auf eine größere Lagerfläche kein Problem.

Es ist erwiesen, dass eine ordentliche und aufgeräumte Arbeitsumgebung die eigene Produktivität fördert. Dazu gehört es auch, aktuell nicht benötigte Dinge aus dem Blickfeld zu schaffen, damit sie nicht stören. Und wenn Unternehmen wachsen, wachsen natürlich auch die Daten und Dokumente irgendwann über die eigenen Räumlichkeiten hinaus. So ist das Aktenchaos vorprogrammiert. Die Einlagerung in ein externes Archiv gibt zusätzlichen Raum frei und schafft Ordnung, damit Du und Deine Mitarbeiter Euch besser auf die Arbeit konzentrieren könnt.

Wenn Du Akten in Berlin einlagern möchtest, solltest Du Dir einen lokalen und verantwortungsvollen Selfstorage-Anbieter suchen. Denn Sicherheit und Vertrauen sind beim Einlagern in ein externes Archiv enorm wichtig. Wenn Du weißt, dass Deine Unterlagen und damit auch Geschäftsgeheimnisse an einem sicheren Ort sind, machst Du Dir keine Sorgen mehr, ob sie beschädigt, gestohlen oder von Unbefugten eingesehen werden. Folgende Sicherheitsstandards sollte Dir ein Selfstorage-Anbieter beim Akten einlagern in Berlin garantieren:

24h-Kameraüberwachung: Um Deine sensiblen Dokumente zu schützen, sollte das Aktenlager Deiner Wahl rund um die Uhr kameraüberwacht sein.

Alarmsicherung: Damit niemand in das Aktenlager einbrechen und Dokumente stehlen kann, sollte das Selfstorage-Gelände alarmgesichert sein.

Wachdienst: Ein eigener Wachdienst sorgt dafür, dass sich niemand Unbefugtes an Deinem Aktenarchiv vergreift.

Exklusiver Zugang: Ein persönlicher Zugangscode stellt sicher, dass nur Du oder von Dir autorisierte Personen Zugriff auf die archivierten Dokumente haben.

Diskretion: Natürlich sollten Deine eingelagerten Akten und Dokumente vor fremden Blicken geschützt sein – das Akten einlagern in Berlin muss so diskret wie möglich sein.

Akten trocken und kühl einlagern

Dokumenten und Akten sind aus Papier und müssen über viele Jahre aufbewahrt werden. Daher sind Trockenheit und konstante Temperaturen im Aktenlager ein Muss. Papier, das vorhandene Luftfeuchtigkeit aufsaugt, wellt sich und schimmelt mit der Zeit, wird unleserlich und dauerhaft zerstört. Auf das Mikroklima kommt es an: Der Lagerraum muss sich durch kühle und trockene Luft auszeichnen, damit Dokumente für die langen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nachhaltig schonend und sicher archiviert sind.

Dokumente lieben Dunkelheit

Neben einem trockenen und konstant kühlem Lagerklima kommt es beim Akten einlagern auch auf Dunkelheit an. Klar: Wenn Dokumente Sonneneinstrahlung durch ein Fenster ausgesetzt sind, dann erwärmen sie sich und die Luftfeuchtigkeit steigt. Papier oder Pappe kann auch empfindlich auf aggressive UV-Strahlung reagieren. Das perfekte Aktenarchiv ist daher fensterlos, möglichst dunkel und liegt außerhalb jeglicher Witterungseinflüsse.

Selfstorage muss sauber sein

Natürlich sollte ein Aktenlager in Berlin und anderswo so sauber wie möglich sein. Nur weil es Archiv heißt, muss es nicht gleich mit Staub und Spinnweben in Verbindung gebracht werden. Du sollst auch nicht vom Boden essen können, aber wenn Deine Akten und Dokumente gut organisiert und ordentlich eingelagert sind, stellst Du ihre langfristige Unversehrtheit sicher. Ganz klar: Der Selfstorage-Anbieter Deiner Wahl muss großen Wert auf die Sauberkeit seiner Lagerräume legen und sie nach jedem Mieterwechsel gründlich reinigen.

Wenn Du Akten geschützt und sicher einlagern möchtest, ist Selfstorage von XXLAGER die richtige Wahl.

Jeder Gewerbetreibende ist gesetzlich dazu verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Ein Grund dafür kann zum Beispiel eine steuerliche Betriebsprüfung sein. Der Gesetzgeber unterscheidet hier zwischen Aufbewahrungsfristen von sechs und zehn Jahren, wobei diese immer mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt.

Im Detail sind die Aufbewahrungsfristen in der Abgabenordnung und im Handelsgesetzbuch geregelt. Heißt: Hier ist für jede Dokumentenart und Geschäftsunterlage definiert, wie lange Du sie archivieren musst. Grundsätzlich sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Nicht aufbewahrungspflichtig sind dagegen betriebsinterne Aufzeichnungen wie Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte.

6 Jahre Aufbewahrungsfrist gelten für:

• Handels- oder Geschäftsbriefe

• Bankbürgschaften

• Betriebsprüfungsberichte

• Darlehensunterlagen

• Einfuhr- & Exportunterlagen

• Kalkulationsunterlagen

• Mahnbescheide

• Schriftwechsel

• Zollbelege

10 Jahre Aufbewahrungsfrist gelten für:

• Bücher und Aufzeichnungen

• Inventare

• Jahresabschlüsse

• Lageberichte

• Eröffnungsbilanz

• Arbeitsanweisungen

• Organisationsunterlagen

• Rechnungen

• Buchungsbelege

Mit Blick auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ist klar: Wer kostengünstigen Selfstorage in Berlin findet, kann langfristig profitieren. Ein seriöser Lagerpartner sollte Dir daher seinen Selfstorage-Service zum klar ersichtlichen und festen Monatspreis anbieten, auf den Du Dich dauerhaft verlassen kannst. Ohne Kostenfallen oder Preiserhöhungen, wenn er Dich einmal am Haken hat.

Einen zusätzlichen Preisvorteil erhältst Du, wenn Dein Selfstorage-Partner Dir einen Rabatt anbietet. Bei XXLAGER profitierst Du beim Akten einlagern in Berlin von folgenden Rabatten:

Den 3. Monat gratis einlagen: Als Neukunde mietest Du Deinen Lagerraum für 3 Monate, musst aber nur 2 Monate zahlen.

50 % auf eine Monatsmiete: Wenn Du Deine Akten nur kurzfristig bei einem Umzug auslagern willst, zahlst Du bei einer Mietdauer von einem Monat nur die Hälfte der Miete.

2 Monate gratis als Treuebonus: Lager Deine Akten für 11 Monate oder länger ein und Du erhältst den dritten und zwölften Monat gratis dazu.

Du willst Dokumente und Akten einlagern? In Berlin bietet XXLAGER Freiberuflern, Gewerbetreibenden, Unternehmen und auch Privatleuten ein sicheres, trockenes, sauberes und mit dem individuellen Bedarf mitwachsendes Außenlager für Akten, Unterlagen und Papiere an. Unsere Miniboxen von 0,3 bis 0,7 m2 und kleinen Lagerräume bis hin zu 2,5 m2 sind dafür ideal – und natürlich haben wir auch noch andere Größen auf Lager.

Komm zu uns und frag Dein Aktenlager jetzt über unser Online-Formular an, anstatt teuren Büro- oder Lagerraum anzumieten und Zeit in einen teuren Umzug zu investieren.